PowerPoint. Prezentările care îţi dau intotdeauna impresia că ştii să le faci, dar niciodată nu ies cum te-ai gândit. Un software care e atât de not-user-friendly încât ar fi dispărut de mult dacă nu era sub egida Microsoft. Perceput ca fratele mai ciudat şi cu paginile aşezate invers al lui Word.

Mirajul prezentărilor profesioniste în PowerPoint îi păcăleşte pe mulţi: studenţi, profesori, manageri, oameni de vânzări, traineri. Cu toţii au văzut în filme, vor să se prezinte profesionist, vor să îi convingă pe alţii de ceva aducând valoare materialelor proprii. 30% reuşesc să fie banali în cel mai bun caz, restul lasă o impresie proastă.

Programul este în sine un paradox: te învaţă by default anumite reguli pe care orice profesionist PPT le va trece pe lista de “aşa nu”. De aceea multe tutoriale în Power Point încep cu “ce să nu faci“.

PowerPoint este însă un instrument deosebit de puternic dacă vei ştii să-l foloseşti. În prezentări publice, oferte de preţ sau de colaborare, prezentări interne în companii, prezentări de concepte noi, modele de business, idei de afaceri, studii de piaţă – folosirea adecvată este un atu veritabil.

Dar pentru a înţelege cum se foloseşte acest program, este important să înţelegi ce este şi ce nu este PowerPoint:

PowerPoint nu este un editor de texte; iar pentru a-l folosi creativ şi eficient – PowerPoint nu este nici măcar un instrument de făcut prezentări. PowerPoint poate fi un instrument de design dar nu îţi va arăta el cum să-ţi scoţi ideile în evidenţă şi nici nu va crea conţinut. În momentul în care pricepi asta, vei privi din alt unghi o prezentare.

Şi, ca orice design care se vrea profesionist, treaba începe de la creoin şi de pe hârtie. Pe hârtie îţi pui ideile, structura prezentării, elementele de prezentare aşa cum le vezi tu, cercurile, săgeţile, diagramele, sursele. Construieşte un scenariu: introducere, poveste, eroul, deznodamântul.  Foloseşte post-it-uri pentru completări, observaţii, idei. Dacă începi lucrând direct din PowerPoint te vei poticni în limitele tehnice pe care le ai. Iar elanul tău creativ se va estompa înainte de a începe treaba. Vei da vina pe PowerPoint cu toate că tu eşti cel nepriceput.

Ţine minte: timpul dedicat în medie unui slide dintr-o prezentare profesionistă este de minim 50 de minute! Un singur slide! Uneori chiar mai mult. Asta include documentare, design, corectare, concept, repetare (dacă vorbim de prezentări publice).

Iată câteva sugestii pe care eu le-am cules şi folosit în ultimii 6 ani de folosit PowerPoint.

1. Audienţa.

• Pentru cine faci prezentarea? Este un document intern? O prezentare publică? O ofertă?
• Cine sunt cei care te vor asculta/citi? Studenţi, investitori, şeful tău, angajaţii tăi?

Vorbeşte pe limba lor. Fii amuzant dacă în faţa ta sunt nişte studenţi. Prezintă-te profesionist în faţa investitorilor, fii flexibil dar precis cu potenţialii clienţi. Nu fii rigid în nici unul dintre cazurile astea. În funcţie de audienţa ta îţi vei alege culorile, fonturile, pozele şi exprimarea din prezentare.

2. Subiectul. Gândeşte-te care este subiectul central al prezentării tale şi de ce contează acesta pentru tine. Pune pasiune în subiectul tău. Pasiunea ta va atrage atenţia altora, mai ales dacă este o prezentare publică. Atenţia altora va genera şi acţiunea acestora. Iar asta contează dacă cei ce te citesc sau ascultă sunt potenţiali clienţi sau investitori.

3. Inspiraţie. Vei găsi cu siguranţă prezentări, inforgrafice sau exemple de design care îţi plac. Pune-le deoparte, inspiră-te din acestea.

4. Culori. De aici pleacă totul. Culorile vor ridica valoarea unui conţinut sau vor agasa audienţa. Culoarea ideilor principale, a titlurilor, a elementelor vizuale, a graficelor. Culorile vor spune despre tine dacă eşti rigid sau dinamic, calculat sau inovator. Alege culorile în funcţie de subiect şi audienţă. Gri+portocaliu te fac profesionist dar deschis la nou. Nuanţele de albastru se folosesc în investiţii. Cu roşu vei vrea să atragi atenţia. Cu galben pe albastru obţii cel mai puternic contrast. Foloseşte instrumente on-line precum colourlovers.com sau colorschemedesigner.com.

5. Fonturi. Designerii de fonturi nu-şi storc creierii pentru ca noi să considerăm Arial, Times New Roman sau Tahoma singurele fonturi din lume. Căutând pe google beautiful fonts, elegant fonts sau headline fonts vei descoperi minunata lume typeface. Incearcă Fontin, Bebas sau Delicious şi ai să vezi cum ideile tale capătă personalitate.

6. Structura slideurilor. Orice regulă în acest sens te va limita. Eu încep designul unui slide cu Ctrl+A şi Del. Titlul nu trebuie să fie sus, textul nu trebuie să fie centrat. Dimpotrivă. Poţi renunţa la titluri dacă aglomeraţia este prea mare. Sau îl poţi aşeza în stânga. Recomandabil este să fii consecvent de la un slide la altul. Dar dacă vrei să exprimi creativitate, chiar şi consecvenţa devine opţională.

7. Aşezarea în slide-uri. Este bine să nu ai reguli de structură dar este recomandabil să fii ordonat. Foloseşte alinierile in cadrul aceluiaşi slide dar şi de la un slide la altul. Pentru asta există comanda Arrange prin care poţi alinia obiectele, poţi controla ordinea lor, le poţi distribui sau roti.

8. Foloseşte guides. Guides-urile sunt acele linii orizontale şi verticale care te ajută la alinierea în pagină. Ele sunt foarte importante: activează-le, foloseşte-le şi aliniează elementele din acelaşi slide sau din slide-uri diferite. Dacă titlul tău de pe primul slide este pus la 3,2 cm de marginea din stânga, atunci şi titlul tău de pe ultima pagina trebuie să fie tot acolo. Iar guideline-urile te ajută să faci asta.

2 sfaturi utile:

• click dreapta pe slide, grid and guides, bifează snap objects to grid, iar la grid settings alege cel mai mic spacing posibil (8 grids per cm, adică 0,125 cm). Asta înseamnă că atunci când vei folosi săgeţile pentru a muta obiectele şi text box-urile, acestea se vor deplasa din 0,125 cm în 0,125 cm.
• pentru a obţine o fineţe şi mai mare a deplasărilor în slide a obiectelor, ţine apăsat pe ctrl şi foloseşte săgeţile. Vei observa cum poţi controla poziţia obiectelor în detaliu şi vei avea o mai mare flexibilitate în design.

9. Argumentează. Fiecare idee sau statistică de pe slide ar trebui urmată de 3,4 puncte de explicaţie sau argumentare. Bunul simţ ne îndeamnă să nu punem mai mult de o idee principală pe un slide.

10. Aeriseşte. Foloseşte cât mai mult spaţiu alb. Asta înseamnă să nu aglomerezi slideurile. Un slide aglomerat este un slide inutil. Dacă vezi că nu ai loc, fă două slideuri. Trei. Patru. Câte sunt necesare pentru a da o structură aerisită. Nu contează lungimea în slideuri a unei prezentări. Mai ales dacă audienţei îi va lua 15 minute să înţeleagă un slide. Acelaşi slide poate fi împărţit 3 părţi a câte 3 minute.

11. Foloseşte poze de calitate. Fii vizual. Trei sferturi dintre oameni pricep mai bine o idee prin imagini. Vei deveni mult mai expresiv dacă în locul unui adjectiv foloseşti o faţă mirată de om. Nu folosi clipart, diagramele PowerPoint, poze pixelate sau de proastă calitate. Cu puţină răbdare găseşti poze de calitate pe unul dintre multe site-uri de poze free (dintre care eu folosesc flickr, deviantart, 500px, stockvault). Nu uita să menţionezi sursele pozelor.

Nu folosi poze de stock, generice, cu oameni frumoşi, cu ochelari, blonzi şi cu o cască la ureche, zâmbind tâmpeşte, bucuroşi că lucrează într-un cubicle. E valabil şi pentru pozele cu piese de şah, mâini care se salută, omuleţi dubioşi sau persoane care sar în sus de fericire lângă un apus de soare. Dacă îţi vei trata audienţa cu falsitate, la fel te va trata şi ea pe tine.

Before

After

VS

12. Foloseşte pdf pentru proiecte, oferte, documente, ebooks şi orice altceva ce nu presupune prezentări publice. Eu folosesc cute pdf writer pentru conversia pdf.

11. Alte comenzi şi sugestii utile

12. Ce să NU faci în PowerPoint

Aşadar, nu este vina PowerPoint dacă prezentarea ta este urâtă. Din moment ce sunt persoane care reuşesc să facă prezentări care vând, care impresionează, care schimbă vieţi şi motivează oameni asta  înseamnă că se poate. Aşa cum spune prezentarea de mai jos, nu este vina telefonului dacă conversaţia ta e de căcat. Fă un efort în plus şi poţi transforma banalul în excepţional.

Acum, după ce ţi-am explicat cum se face, n-ar trebui să mai intri aici şi să apelezi la cineva care se pricepe. Sau poate da.