Orice om ancorat cât de cît în business a avut de-aface, sub o formă sau alta, cu secretara. Personaj de obicei tăios dar de multe ori cu o voce plăcută, cunoscut şi sub numele de asistentă, office assistant sau chiar office manager, reprezintă cheia iniţierii oricărei afaceri de succes; un adevărat test al anduranţei relaţionale.

Relaţie care întotdeauna este formată între doi oameni cu scopuri diametral opuse:

• secretara are ţelul suprem de a nu divulga nicio informaţie în afara unui email care începe cu office@…. şi care este accesat o dată pe săptămână maxim,
• iar cel care sună trebuie să facă tot posibilul să treacă de secretară, exact aşa cum te-ai căţăra pe un gard şi ar trebui să treci de sârma ghimpată de sus.

Cunoaşteţi desigur: rolul secretarei atunci când primeşte un telefon este să filtreze. N-ar fi nicio problemă, numai că nivelul de paranoia la care este setat acest filtru este de multe ori la cote ridicol de mari. Nu numai că ai impresia că ai sunat la administraţia prezidenţială dar dacă însuşi preşedintele ar suna i-ar fi greu să treacă de secretară.

Încă de la începuturile activităţii mele am avut de-aface cu secretara. Şi ştiţi cum m-am simţit? Exact cum, virgin fiind, m-aş simţi într-un bordel atunci când dau nas în nas cu cea mai experimentată dintre damele de acolo. Pot doar să presupun… 🙂 Ies de-acolo fără a ştii ce s-a petrecut, mă trezesc afară, cu pantalonii în vine, fără bani, mulţumind frumos dar neştiind exact cum şi ce s-a întâmplat acolo.

Exact aşa au fost şi primele mele experimente telefonice cu secretarele: ştiam că trebuie să vorbesc cu şefu’ , ele îmi spuneau că nu se poate, eu insistam cuminte, ele îmi dădeau o adresă de email, eu mulţumeam frumos, închideam şi apoi îmi dădeam seama că n-am rezolvat nimic.

În proiectele de consultanţă la care particip, realizez şi interviuri de profunzime cu experţii din anumite industrii: manageri generali, directori de marketing, directori de vânzări, directori de dezvoltare, agenţi de vânzări ş.a.. Ai spune că provocarea este să îi convingi pe aceştia să divulge informaţii. Greşit. Provocarea este să obţii un contact direct de-al lor. De aceea, de-a lungul timpului am învăţat şi am aplicat câteva tehnici care măresc şansele de a trece de secretară. Metodele sunt desigur testate dar perfectibile.

Aşadar 6 metode care te vor ajuta să scapi sau să treci de secretară:

1. Interesează-te foarte exact cu cine doreşti să vorbeşti în cadrul companiei, la nivel de nume şi funcţie. Este mare diferenţă dintre a cere cu cineva din departamentul de marketing şi a solicita să vorbeşti cu domnul director de marketing X Escu. Dacă ai noroc, secretara te va întreba numai în ce chestiune doreşti să vorbeşti cu dumnealui.  Ceea ce ne duce la etapele următoare.

2. De la unul din seminariile organizate de Lorand, am aflat şi testat cu succes următoarele: prezintă-i secretarei lucruri care o depăşesc în importanţă şi competenţe. Îi poţi spune că ai un raport important care arată că piaţa va creşte cu 10-15% în următoarele 6 luni pe fondul unei noi legi cu privire la fondurile nerambursabile de consultanţă acordate de UE bla bla şi că doreşti să vorbeşti despre această oportunitate cu domnul director. Este o mare posibilitate ca secretara să nu înţeleagă decât că este vorba de un lucru important şi să îţi facă legătură cu o persoană competentă.

3. Într-o discuţie pe care am avut-o toamna trecută cu Dmytro Shvets, partener la compania de consultanţă în investiţii Start Ukraine, companie pe care o reprezint în România, acesta îmi spunea că de multe ori încearcă să responsabilizeze secretara, atribuindu-i un rol important în obiectivul solicitantului. Îi solicită numele complet şi  îi cere permisiunea de a o cita într-un studiu/raport/proiect. Asta o poate face pe secretară să se simtă importantă şi să colaboreze cu tine.

4. O altă metodă propusă de Dmytro Shvets ar fi aceea de a te recomanda ca reprezentant al unei companii cu o mare influenţă pe piaţa respectivă, cu contacte internaţionale ş.a.m.d.. Asta o va stresa pe secretară şi va da fuga la şef. Importante sunt tonul şi personalitatea vocii folosite.

5.  Mi-a plăcut şi abordarea lui Mircea Enescu (senior sales trainer), în al cărui ebook “Cum să găseşti noi clienţi” (pe care eu l-am descărcat abonându-mă la site-ul său)  am citit un interesant studiu de caz, pe care deasemenea l-am aplicat cu succes. Pe scurt, solicitantul doreşte să îi prezinte directorului de vânzări o ofertă, secretara propune e-mail sau fax, după care vin câteva elemente cheie ale conversaţiei:

Agent: – Sigur, cu mare plăcere. În atenţia cui să o trimit?
Secretara: – În atenţia mea.
Agent: – :))) Da, dar ce nume să trec? În firma noastră avem un protocol de respectat şi întotdeauna trimitem doar mesaje comerciale personalizate. Mă înţelegeţi?
Secretara: – Da, înţeleg. Scrieţi atunci Maria Dinuţescu.
Agent: – Vă mulţumesc tare mult, d-nă Dinuţescu. Să ştiţi că mi-a părut bine că am avut plăcerea de a sta de vorbă cu dvs., aţi fost foarte drăguţă şi amabilă. […] Când credeţi că aş putea să sper la un răspuns? Indiferent care ar fi el: da ori ba?
Secretara: – Cred că în câteva zile o să-l aveţi.
Agent: – O săptămână maxim?
Secretara: – Da, cam aşa, dar nu vă pot promite nimic.
Agent: – Am înţeles. Aş avea însă o rugăminte: cum ar trebui să procedez pentru a intra în legătură directă cu responsabilul de gestionarea serviciilor de telefonie?
Secretara: – Păi e foarte simplu, dacă e interesat, o să vă contacteze dânsul.
Agent: – Da, într-adevăr, aveţi dreptate. Însă ştiţi ce se întâmplă deseori? Persoanele pe care trebuie să le contactez sunt foarte ocupate şi aglomerate. Şi foarte des clienţii mi-au spus că au rătăcit oferta noastră printre celelalte sute de hârtii. Iată de ce mulţi dintre potenţialii mei clienţi s-au bucurat atunci când i-am contactat telefonic direct pentru a sta de vorba. Vă e teamă că dacă mi-aţi da numărul de telefon mobil al persoanei pe care o caut voi fi insistent ori agresiv? V am creat eu acum această impresie?
Secretara: – Nu, nu e vorba despre asta. Pur şi simplu, nu vă pot da acest număr de telefon.
Agent: – OK, vă înţeleg. Atunci am să vă transmit oferta noastră prin email şi rămâne să aştept un semn din partea dvs.

6. Dacă te-ai blocat şi chiar nu poţi trece de secretară încearcă şi metode alternative:

• Sună la alt departament, poate secretarele de acolo vor fi mai volubile. Contactează agenţii de vânzări, ale căror numere le găseşti mai uşor şi spune-le care este problema ta şi că poate fi o oportunitate şi pentru ei.
• Caută printre cărţile tale de vizită, printre emailurile şi contactele tale, pe social media şi mai ales pe LinkedIn sau chiar pe google. Poate ai noroc de un prieten ‘cu relaţii’ sau de o cunoştinţă de-a unei cunoştinţe.

Mai adaug doar că ne putem mândri cu cele mai bine instruite secretare: 2 manageri de companii străine mi-au subliniat faptul că le-a fost foarte greu sau chiar imposibil să ajungă la persoana responsabilă în anumite companii româneşti. Eu credeam că aşa se întâmplă peste tot sau măcar în partea asta a Europei, pentru a afla că, de fapt, România are particularităţile sale simpatice.